Bilendo GmbH Co-Founder Florian Kappert – wie Unternehmer die Zahlungsmoral der Kunden erhöhen

Bilendo ist eine Kreditmanagement-Plattform. Das heißt, dass wir mit unserer Software Unternehmen bei allen Prozessen rund um das Debitoren- und Forderungsmanagement, Mahnwesen und Inkassomanagement unterstützen. So helfen wir ihnen dabei, die Liquidität zu erhalten.

Die Ausgangsrechnungen werden an Bilendo übermittelt – entweder direkt aus dem ERP-System oder durch das manuelle Hochladen in die Plattform – und anschließend über den Rechnungsversand an die Kunden verschickt. Dann gliedert sich Bilendo in den Order-to-Cash-Prozess ein und überwacht die eingehenden Zahlungen auf dem Bankkonto mit den ausstehenden Forderungen. Sind zum anvisierten Zahlungsziel noch Rechnungen ausstehend, mahnt Bilendo entweder automatisch oder sendet vorab einen Hinweis per E-Mail an die Buchhaltung, welche Mahnungen und welche Mahnstufen fällig sind.

Nach der dritten Mahnung übergibt Bilendo die ausstehenden Rechnungen an einen Inkasso-Partner. Alternativ bietet Bilendo Konzern-Kunden die Möglichkeit die Daten der Debitorenbuchhaltung zu spiegeln und die Prozesse dort aufzusetzen. Der hohe Grad der Automatisierung und die Flexibilität der Prozesse ist dabei einer der großen Mehrwerte für Unternehmen.

Vom Selbständigen über kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zu großen Konzernen kann Bilendo die Prozesse entlang des Lebenszyklus einer Rechnung verbessern. Die Plattform arbeitet auf Wunsch vollautomatisch. Je mehr Belege und/oder Kunden, desto größer ist der potentielle Nutzen. Gerade Konzern-Kunden mit aufwändigen Prozessen zur Klärung und Freigabe von Mahnungen profitieren von den flexiblen Workflows und Automatismen.

Kleine Unternehmen haben in der Regel keine oder fast keine Mechanismen, um Kreditrisiken zu vermeiden. Das fängt bei der sorgfältigen Auswahl von Kunden an und endet mit einem stringenten Mahnwesensprozess. Das Bewusstsein für Profitabilität und Working Capital entsteht erst mit steigender Unternehmensgröße. Trotzdem ist es nicht so, dass kleine Unternehmen keinem Risiko ausgesetzt sind.

Die Tatsache, dass ein Unternehmen massiven Mehrumsatz generieren muss, um ausgefallene Forderungen hinsichtlich der Profitabilität zu kompensieren, ist meistens nicht klar. Natürlich liegt das auf der Hand, aber in der Praxis schaut man hier lieber nicht so genau hin. Größere Unternehmen haben dafür in der Regel Prozesse eingeführt, kämpfen aber mit der IT und der internen Abstimmung.

Mahnungen werden seltener verschickt als möglich, weil die Kunden groß und wichtig sind und oftmals der Vertrieb mit eingebunden werden muss. All dies ist ziemlich aufwändig und kostet Zeit, die sich auf die durchschnittlichen Zahlungsdauer von Forderungen auswirkt und damit das Working Capital belastet.

Jakob und ich haben noch während unseres Studiums gemeinsam die Internetagentur Videri Concept gegründet. Markus kannten wir zu dieser Zeit auch schon. Er war nach seinem Studium kurzzeitig angestellt, hat sich dann aber auch für die Selbständigkeit entschieden und ein eigenes Startup aufgebaut. Jakob und ich haben dann mit unserer Agentur Markus‘ Startup technisch betreut.

Unsere Internetagentur lief ziemlich schnell recht gut und damit wurde auch die Buchhaltung immer komplexer, Zahlungseingänge unübersichtlicher und Kunden mussten häufiger an noch ausstehende Forderungen erinnert werden. Wir hatten keine Lust dazu, einen Großteil unserer Arbeitszeit damit zu verbringen, unsere Buchhaltung zu machen.

Deshalb suchten wir nach einer Software, die leicht zu bedienen und individuell auf die Kunden anpassbar ist – leider vergeblich. Auf dem Markt gab es einfach keine Lösung, die uns rundum zufriedenstellte. Entweder war die Bedienung sehr kompliziert oder die Prozesse sehr starr. Die Idee für Bilendo war geboren: Wir wollten eine Software entwickeln, die Prozesse vereinfacht, effizienter macht und ganz individuell auf Kundenbedürfnisse angepasst werden kann.

Während Jakob und ich die erste Software-Version entwickelten, kümmerte sich Markus um die Prozesse im Hintergrund, wie die Finanzierung. Nur zwei Monate später waren wir bereit und launchten die erste Version von Bilendo.

Flexibilität und Individualisierung – und das bei voller Automatisierung, das sind die Hauptmerkmale von Bilendo. Das bedeutet konkret, dass man alle Vorgänge zwar vollautomatisch abwickeln kann, jedoch gleichzeitig je nach Kunde oder Kundengruppe die Ansprache und den Prozess anpassen kann.

Das stärkt das Kundenvertrauen und der Kunde fühlt sich wertgeschätzt. Außerdem ist Bilendo die erste SaaS-Plattform, die alle Bereiche rund um das Kreditrisikomanagement vernetzt und zudem Schnittstellen zu Buchhaltungs-Lösungen, Warenwirtschaftssystemen, Banken, Auskunfteien und Zahlungsanbietern bietet. Auch das ermöglicht die Automatisierung der Prozesse.

Wir haben die erste Version von Bilendo sehr schnell gelauncht und damit bereits einen guten Kundenstamm generiert. Als wir dann weiter an Bilendo gearbeitet und neue Features hinzugefügt oder bestehende verbessert haben, wollten wir die bestehenden Kunden nicht mit zu vielen Neuerungen verprellen.

Außerdem haben wir uns am Anfang vor allem auf kleine und mittelständische Unternehmen als Kernzielgruppe fokussiert, dann jedoch gemerkt, dass vor allem große Firmen und Konzerne viel größeren Bedarf an einer allumfassenden Kreditrisikomanagement-Plattform haben. So haben wir unseren Fokus nochmal abgeändert und sind mittlerweile sowohl für KMU als auch, dank unserer Enterprise-Lösungen, für Konzerne attraktiv.

Bilendo finanziert sich über Lizenzgebühren. Es gibt unterschiedliche Pakete, die Kunden bei Bilendo buchen können. Kleinere Kunden ohne größere Buchhaltung nutzen unsere Volumen- und Business-Pakete. Größere Kunden lizensieren Bilendo jährlich und werden nutzungsbasiert je User berechnet.

Für das gesamte Jahr 2019 planen wir, 1 Milliarde Euro an Forderungsvolumen zu knacken, im nächsten Jahr werden wir dieses Ziel dann natürlich weiterhin steigern.

Absolute Priorität ist außerdem, das Produktangebot zu vervollständigen. Es gibt noch ein, zwei Produkte, die wir in der Pipeline haben – wir freuen uns schon, damit an den Markt zu gehen.

Auch Startups wachsen, Strukturen entstehen und Prozesse werden festgesetzt. Die Herausforderung dabei liegt darin, handlungsfähig und agil zu bleiben und trotzdem ein Produkt oder eine Lösung zu bieten, die modern und technisch auf dem neuesten Stand sind. Wir gehören definitiv nicht zu den Startups die sich daran messen lassen, viele Mitarbeiter zu haben.

Immer wenn wir intern an Grenzen stoßen optimieren wir unsere Prozesse und automatisieren manuelle Arbeitsabläufe. Das ist wichtig um sowohl die Skalierbarkeit als auch die Plattform-Qualität hoch zu halten - wir wollen keine “Klick-Praktikanten” beschäftigen.